Hiện nay, hầu như bất kỳ loại giấy tờ nào cũng cần phải đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính xác thực của loại giấy tờ đó. Ngoài ra, việc đóng dấu giáp lai còn làm tăng giá trị pháp lý của giấy tờ, giúp thủ tục đơn giản, tiết kiệm thời gian hơn. Vậy theo quy định hiện hành, những tài liệu nào cần phải đóng dấu giáp lai? Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai theo quy định mới nhất? Làm thế nào để đóng dấu giáp lai một cách nhanh chóng? Những lưu ý khi đóng dấu giáp lai là gì? Mời bạn đọc bài viết sau để làm rõ những vấn đề này.
Cơ sở pháp lý
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP;
- Luật doanh nghiệp 2020.
Đóng dấu giáp lai là gì?
Kế toán có thể hiểu đơn giản như sau, khi sử dụng con dấu của công ty để đóng vào lề trái hoặc lề phải của một hợp đồng hay một văn bản nào đó. Kế toán cần đảm bảo các dấu tròn khi đóng dấu vào chứng từ phải được xếp chồng lên nhau.
Việc sử dụng dấu giáp lai sẽ thể hiện vị trí pháp lý. Bên cạnh đó, nó còn thể hiện giá trị pháp lý của những giấy tờ quan trọng của cơ quan, công ty.
Một số loại giấy tờ cần đóng dấu giáp lai
Một số loại văn bản cần đóng dấu. Bao gồm:
- Hợp đồng kinh doanh có nhiều trang
- Quyết định về việc ấn định Thuế doanh nghiệp
- Thông báo về việc tiến hành giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo.
- Biên bản làm việc của công ty
- Quyết định thanh tra và quyết định kiểm tra của doanh nghiệp
- Quyết định về việc xử phạt hành chính đối với các vi phạm
- Thông báo về việc phạt nộp chậm các vấn đề liên quan đến Thuế của doanh nghiệp
- Kết luận về việc xác minh đơn tố cáo của doanh nghiệp
- Biên bản hợp của công ty
- Thanh lý hợp đồng của công ty
- Biên bản làm việc của doanh nghiệp.
Các giấy tờ này phải được đóng dấu của doanh nghiệp theo quy định.
Tại sao phải đóng dấu giáp lai vào hợp đồng nhiều trang?
Khi kế toán đóng dấu giáp lai phải đảm bảo đóng dấu đều các trang và được đóng giáp lai. Bởi vì:
- Đảm bảo rằng tất cả các trang trong tệp hợp đồng đó là xác thực.
- Tránh trường hợp có kẻ xấu sẽ có ý định thay đổi, tráo đổi nội dung trong hợp đồng nhiều trang đó.
- Khi đóng dấu giáp lai đã được thực hiện theo đúng quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng và các cơ quan quản lý ngành đó.
Hiện nay đối với hồ sơ mời thầu thường sử dụng dấu giáp lai nhiều hơn. Vì xét về mặt bằng chung, hồ sơ khi tham gia gói thầu thường sẽ có nhiều văn bản trùng lặp. Hơn nữa, hồ sơ mời thầu cần đảm bảo tính tương đồng tuyệt đối cả về nội dung hồ sơ và hình thức trình bày.
Hướng dẫn cách đóng dấu giáp laiđúng quy định
Theo điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu giáp lai phải được đóng theo các quy định sau:
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
- Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Hướng dẫn đóng dấu chữ ký đúng cách
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu chữ ký phải được đóng theo quy định sau:
- Đóng dấu sau chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Khi đóng dấu chữ ký, dấu phải che khoảng 1/3 bên trái chữ ký.
- Dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng quy cách và dùng đúng loại mực đỏ theo quy định.
Cách đóng giáp lai nhanh
- Khi đóng dấu giáp lai, thông thường dấu giáp lai sẽ có dạng hình tròn, hình vuông hoặc hình bầu dục. Đảm bảo rằng các dấu trên các trang văn bản được xếp chồng lên nhau.
- Khi đóng dấu, kế toán cần sắp xếp lại tất cả các trang trong hợp đồng đó. Sắp xếp các trang theo hình quạt. Sau đó đóng dấu giáp lai vào mép trái hoặc phải của hợp đồng. Để đảm bảo rằng mọi trang trong hợp đồng cũng được đóng dấu đỏ. Từ đó, việc dập giáp lai trở nên nhanh hơn.
Trường hợp hợp đồng có quá nhiều trang và không thể đóng dấu giáp lai. Trong trường hợp này, kế toán có thể chia hợp đồng thành nhiều lần. Đóng dấu liên tục vào các trang tài liệu cho đến khi hết hạn hợp đồng. Lưu ý, khi kế toán sử dụng phương pháp này cần đảm bảo khi đóng các trang lại với nhau phải tạo thành con dấu của doanh nghiệp.
Lưu ý khi đóng dấu giáp lai
Đối với tài liệu giấy
Đối với văn bản giấy, việc đóng dấu chuẩn vào văn bản là rất cần thiết, dù là dấu chữ ký, dấu treo hay dấu giáp lai thì khi đóng dấu cũng phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng quy định
- Đóng đúng hướng.
- Sử dụng đúng loại mực đỏ theo quy định.
Đối với việc đóng dấu chữ ký : Khi đóng dấu chữ ký, dấu phải bao phủ khoảng 1/3 bên trái chữ ký.
Đối với dấu treo : Dấu treo thường được đóng trên văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục. Dấu giáp lai được đóng ở trang đầu, che một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của phụ lục.
Đối với dấu giáp lai : Dấu giáp lai giáp lai được đóng vào giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần của các tờ giấy, mỗi lần đóng dấu giáp lai tối đa 05 tờ văn bản.
Dấu giáp lai đóng vào giữa mép phải đóng một phần giấy tờ là cách đóng dấu tiêu chuẩn trên các loại văn bản.
Đối với tài liệu điện tử
Dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử (chữ ký số của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức) là hình ảnh con dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, có màu đỏ, kích thước bằng nhau. kích thước thực của nhãn hiệu, được định dạng dưới dạng .png với nền rõ ràng, chiếm khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký của cơ quan có thẩm quyền ở bên trái.
Dấu hiệu trên các tài liệu đi kèm với các tài liệu chính thức được hiển thị:
- Văn bản đính kèm nằm trong cùng một tệp với nội dung của văn bản điện tử, chỉ ký điện tử văn bản và không ký điện tử văn bản đi kèm.
- Văn bản không phải là tệp tin giống nội dung của văn bản điện tử, phải được cơ quan, tổ chức ký điện tử trên văn bản đính kèm (nhưng không hiển thị hình ảnh) ở góc trên bên phải, trang đầu của văn bản đính kèm. .
Các câu hỏi thường gặp
Một bộ hợp đồng có 2 con dấu giáp lai được không?
Theo quy định, một bộ hợp đồng có thể có 2 dấu giáp lai, một dấu giáp lai, một dấu đóng ở trang cuối còn thiếu và một dấu đóng toàn bộ hợp đồng thì vẫn phù hợp theo quy định của pháp luật, vì khi đối chiếu, đóng dấu lại. Con dấu được in vẫn đầy đủ các thông tin cần thiết của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, cần đảm bảo tính thông tin, tính xác thực và khách quan của trang cuối cùng của hợp đồng, tránh trường hợp một bên thay đổi nội dung, làm giá hợp đồng.
Quy trình đóng dấu treo văn bản quy phạm pháp luật như thế nào?
Việc treo tem được quy định như sau:
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo.
Dấu treo khẳng định văn bản có đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, đồng thời khẳng định nội dung tránh làm giả văn bản cũng như tráo đổi văn bản. Đóng dấu treo được coi là một quá trình xác minh không thể thiếu của tài liệu. Trong trường hợp doanh nghiệp xác minh hoặc sửa đổi những điều mới trong nội quy hoặc trong trường hợp đóng dấu thì có thể dùng dấu treo để xác nhận những thay đổi.
Những lợi ích của việc sử dụng con dấu lai là gì?
- Chứng thực văn bản: Văn bản được công nhận phải có chữ ký của người có chức vụ cao nhất, nhưng nếu có con dấu thì mọi việc sẽ đơn giản, nhanh chóng hơn mà vẫn đúng quy trình, thủ tục pháp luật. . Giúp cơ quan, doanh nghiệp dễ dàng quản lý, theo dõi hồ sơ hay thủ tục.
- Tạo độ tin cậy: Các văn bản do doanh nghiệp hoặc cá nhân đóng dấu sẽ mang lại hiệu quả rất cao, chứng tỏ đó là văn bản thật, chính xác nên công việc sẽ được thực hiện đơn giản và hiệu quả. hơn. Tài liệu có dấu sẽ tăng độ tin cậy từ đó công việc sẽ đơn giản và hiệu quả hơn
Trên đây là tư vấn về cách đóng dấu giáp lai nhanh chóng. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể áp dụng kiến thức trên; để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
