Cách hạch toán hàng biếu tặng

Những dịp lễ tết hay ngày đặc biệt thường các doanh nghiệp sẽ có những quà tặng, hàng hóa cho biếu khách hàng của doanh nghiệp. Lúc này kế toán cần hạch toán hàng biếu tặng. Việc hạch toán hàng biếu tặng sẽ xử lí được vấn đề hóa đơn GTGT, cân đối kế toán cho công ty và giải quyết được các vấn đề thuế cho doanh nghiệp. Dưới đây chúng tôi hướng dẫn cách hạch toán hàng biếu tặng nhé.

Quy định và cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng

Quy định về hóa đơn

Luật pháp nước ta đã có quy định rất rõ ràng về việc xuất hóa đơn quà tặng đối với các doanh nghiệp trong khoản 7 điều 3 và khoản 9 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC. Cụ thể như sau:

• Nội dung khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC có quy định: Người bán có trách nhiệm phải lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ, kể cả hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho mục đích quảng cáo, khuyến mãi, hàng hóa. Hàng hóa, dịch vụ có thể được sử dụng để cho, biếu, tặng hoặc trao đổi hay trả thay lương cho người lao động (ngoại trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)
• Nội dung khoản 9 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC có quy định: Các loại hàng hóa, dịch vụ sử dụng để quảng cáo, khuyến mãi, làm hàng mẫu, cho, biếu, tặng phải có hóa đơn chứng từ đối với các tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT dựa theo phương pháp khấu trừ. Cụ thể, phải thực hiện lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) đối với các hàng hóa, dịch vụ phục vụ mục đích cho, tặng, biếu, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và trên hóa đơn cần phải thể hiện rõ các chỉ tiêu, tính thuế GTGT tương tự như hóa đơn hàng hóa, dịch vụ được xuất cho khách hàng

Tổng kết lại thì dù hàng hóa, dịch vụ được xuất cho mục đích biếu tặng cũng phải thực hiện lập hóa đơn và kê khai thuế giống như các loại hàng hóa bình thường khác.

Cách xuất hóa đơn hàng cho biếu tặng

Vậy xuất hóa đơn hàng biếu tặng như thế nào? Tại khoản 9 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC có quy định cụ thể về việc này như sau: Phải thực hiện lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng đối với các hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để làm quà biếu, tặng, cho, trao đổi hay trả thay lương cho người lao động. Nội dung trên hóa đơn phải thể hiện được các chỉ tiêu và tính thuế GTGT tương tự như khi lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng.

Phần thông tin người mua

• Trường hợp người được cho, biếu, tặng nhận hóa đơn: Trên hóa đơn cần ghi đầy đủ, rõ ràng thông tin của người mua hàng
• Trường hợp người được cho, biếu, tặng không nhận hóa đơn: Ghi “Người mua không lấy hóa đơn”
• Hình thức thanh toán: Gạch chéo do hàng hóa, dịch vụ này không thu tiền
• Nội dung “Tên hàng hóa dịch vụ”: Ghi “Hàng tặng không thu tiền” để làm căn cứ hạch toán chi phí
• Đơn giá: Giá cả hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương ngay tại thời điểm phát sinh hoạt động (Dựa theo khoản 3 điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC)

Cách kê khai hóa đơn hàng biếu tặng thuế GTGT

Đối với bên cho

Đối với bên cho, khi thực hiện kê khai, xuất hóa đơn quà tặng cho khách hàng thực hiện như sau:

Đầu vào: Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi mua hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích cho, biếu, tặng (trường hợp có hóa đơn GTGT đầu vào và thực hiện thanh toán đúng quy định).

Dựa vào khoản 5 điều 14, thông tư số 219/2013/TT-BTC thì sẽ thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa được sử dụng cho mục đích cho, biếu, tặng, khuyến mãi, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ phải chịu thuế GTGT (kể cả hàng hóa do doanh nghiệp sản xuất hay đặt mua ngoài).

Tương tự như khi mua hàng bình thường bạn cần thực hiện kê khai vào mục Chỉ tiêu 23, 24 và 25 tại tờ khai 01/GTGT (nếu đủ điều kiện được khấu trừ).

Lưu ý: Không áp dụng khấu trừ đối với các loại hàng hóa mua về để phục vụ cho hoạt động kinh doanh không chịu thuế GTGT.

Đầu ra: Theo quy định, doanh nghiệp phải thực hiện xuất hóa đơn GTGT đầu ra và ghi đầy đủ trên hóa đơn thông tin về các chỉ tiêu và tính thuế GTGT tương tự như khi thực hiện xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng. Và mức giá tính thuế GTGT cũng chính là mức giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương ở ngay tại thời điểm hoạt động này phát sinh.

Cách kê khai thông tin vào Chỉ tiêu thuế GTGT tại tờ khai 01/GTGT tương tự như khi kê khai hóa đơn bán hàng bình thường (theo thuế suất tương ứng của từng mặt hàng).

Ví dụ hạch toán hàng biếu tặng 1: Công ty A tổ chức chương trình tri ân khách hàng nhân dịp kỷ niệm 5 năm thành lập. Theo chương trình, công ty A sẽ tặng cho đối tác, khách hàng của mình 10 giỏ quà. Giá trị của mỗi giỏ quà trên hóa đơn là 2.000.000 VNĐ/giỏ. Tiền thuế GTGT sẽ là 2.000.000 VNĐ.

Sau khi mua quà, công ty A tặng ngay cho khách hàng, đối tác của mình:

=> Công ty xuất hóa đơn giá trị trước thuế là 20.000.000 VNĐ và tiền thuế GTGT là 2.000.000 VNĐ.

=> Cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng của công ty A như sau:

• Hóa đơn đầu vào (khi mua) được khấu trừ: Kê khai vào Chỉ tiêu 23, 24 và 25
• Hóa đơn hàng cho, biếu, tặng (xuất ra): Kê khai vào Chỉ tiêu 33 (do mức thuế suất là 10%)

Chú ý: Khi thực hiện kê khai hạch toán hàng biếu tặng như phương pháp trên thì Sổ sách với Tờ khai thuế GTGT sẽ bị lệch nhau. Lúc này, ở trên sổ thì là Chi phí nhưng ở trên từ khai lại là Doanh thu. Thế nên, khi được cơ quan thuế hỏi tới bạn phải giải trình, chứng minh được đó là hàng biếu tặng.

Đối với bên nhận

Vậy hạch toán hàng biếu tặng không thu tiền đối với bên nhận như thế nào? Khi nhận được hàng hóa là quà tặng, cho, biếu, kể cả khi có hóa đơn thì doanh nghiệp vẫn sẽ không được miễn trừ thuế GTGT đầu vào. Và theo như Công văn số 633/TCT-CS ngày 13/02/2015 của Tổng cục Thuế về hóa đơn, thuế GTGT áp dụng đối với mặt hàng cho, biếu, tặng thì:

• Nếu hàng hóa cho, biếu, tặng doanh nghiệp nhận được là của một doanh nghiệp khác trong nước thì doanh nghiệp không đáp ứng được điều kiện về kê khai, khấu trừ thuế do không phải thanh toán tiền thuế GTGT (quy định tại điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC)

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào được quy định tại khoản 10 điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC:

• Chỉ giảm trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc có chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu hay chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài dựa trên văn bản, điều khoản hướng dẫn từ Bộ Tài chính áp dụng cho các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam, các cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại nước ta
• Áp dụng khấu trừ thuế GTGT nếu như hàng hóa, dịch vụ mua vào có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (kể cả hàng hóa nhập khẩu) có tổng giá trị từ 20.000.000 VNĐ trở lên. Ngoại trừ những trường hợp hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị thấp hơn 20.000.000 VNĐ, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn thấp hơn 20.000.000 VNĐ dựa theo giá đã có thuế GTGT và cả những trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa với mục đích làm quà biếu, tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài

Hướng dẫn cách hạch toán hàng biếu tặng

Hạch toán bên cho

* Đối với trường hợp doanh nghiệp mua sản phẩm là hàng hóa, dịch vụ để biếu, tặng khách hàng bên ngoài doanh nghiệp và tặng ngay sau khi mua về:

Xét lại ví dụ 1 có thể thấy rằng tiền thuế GTGT đầu vào với đầu ra bù trừ cho nhau bởi hàng hóa, dịch vụ sau khi mua về để làm hàng biếu tặng bản chất được ghi nhận chi phí nhưng không khấu trừ thuế. Thế nên, về hình thức như tại nội dung ở trên thì theo đúng nguyên tắc phải tiến hành xuất hóa đơn nhưng không ghi nhận doanh thu khi hạch toán. Đó là lý do nếu trường hợp mua về và dùng để biếu tặng ngay thay vì lưu kho thì kế hoạch hạch toán sẽ gộp luôn như nghiệp vụ trên.

• Nợ TK 641 (nếu theo Thông tư 200)
• Nợ TK 642 (nếu theo Thông tư 133)
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  • Có TK: 111, 112, 331
  • Có TK 3331

Ví dụ hạch toán hàng biếu tặng 2: Công ty A mua 10 giỏ quà tết vào ngày 20/12/2019. Trị giá của 10 giỏ quà tết này là 20.000.000 VNĐ. Mức thuế GTGT của 10 giỏ quà tết là 2.000.000 VNĐ. Như vậy, định khoản của số quà tết này như sau:

Đối với hóa đơn đầu vào:

• Nợ TK 641, 642 – Chi phí bán hàng: 20.000.000 VNĐ (chưa tính VAT trên hóa đơn mua vào)
• Nợ 133: 2.000.000 VNĐ (thuế GTGT được khấu trừ)
• Có 111, 112, 331: 22.000.000 VNĐ (Tổng tiền thanh toán trên hóa đơn mua vào)

Đối với hóa đơn đầu ra:

Vì 10 giỏ quà tết này là hàng hóa doanh nghiệp sử dụng để biếu tặng nên không ghi nhận doanh thu trong kế toán và doanh thu tính thuế TNDN. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện xuất hóa đơn GTGT. Và trong hóa đơn chỉ ghi phần thuế GTGT đầu ra với nội dung:

• Nợ 641, 642: 2.000.000 VNĐ (thuế GTGT đầu ra)
• Có 33311: 2.000.000 VNĐ (thuế GTGT đầu ra)

* Đối với trường hợp sản phẩm, hàng hóa được mua nhằm mục đích cho, biếu, tặng khách hàng bên ngoài doanh nghiệp và sau khi mua doanh nghiệp tiến hành nhập sản phẩm, hàng hóa vào kho, sau đó mới xuất kho để đem cho, biếu, tặng:

Hạch toán hàng biếu tặng như bình thường sau khi mua:

• Nợ TK 152, 153, 156,…
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có 111, 112, 331

Khi xuất hàng cho, biếu, tặng:

• Nợ TK 641, 642 – Chi phí bán hàng (chi phí sản xuất sản phẩm và giá vốn hàng hóa)
  • Có các TK 152, 153, 155, 156
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Ví dụ hạch toán hàng biếu tặng 3: Công ty A vào ngày 30/12/2019 mua 10 giỏ quà tết với tổng giá trị là 20.000.000 VNĐ. Thuế GTGT của số quà tết này là 2.000.000 VNĐ. Sau khi mua công ty A tiến hành nhập kho số quà này. Sau đó mới xuất kho để đem đi tặng khách hàng.

Định khoản:

Khi mua hàng về:

• Nợ TK 156: 20.000.000 VNĐ
• Nợ TK 1331: 2.000.000 VNĐ
  • Có 112, 331: 22.000.000 VNĐ

Khi xuất hàng:

• Nợ TK 642: 22.000.000 VNĐ
  • Có TK 156: 20.000.000 VNĐ
  • Có TK 3331: 2.000.000 VNĐ

* Trường hợp công ty xuất hàng hóa tự sản xuất để cho, biếu, tặng nhân viên và không thu tiền:

Lưu ý: Để tính đúng VAT thì cần xuất hóa đơn bằng với giá bán trên thị trường.

Do số lượng hàng hóa này không ghi nhận doanh thu biếu tặng cả về mặt kế toán lẫn doanh thu tính thuế TNDN nên doanh nghiệp cần phải xuất hóa đơn GTGT theo như giá bán thị trường.

Ví dụ hạch toán hàng biếu tặng 4: Công ty A hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bát đĩa. Nhân dịp tết dương lịch, ngày 28/12/2019, công ty đã xuất kho 100 bộ bát đĩa để tặng cho nhân viên trong công ty. Mỗi bộ bát đĩa có giá vốn là 100.000 VNĐ. Giá bán ra trên thị trường là 150.000 VNĐ. Như vậy, hạch toán hàng biếu tặng trong trường hợp này như sau:

• Nợ TK 641, 642: 11.500.000 VNĐ
  • Có TK 155 (thành phẩm – chi phí sản xuất sản phẩm): 10.000.000 VNĐ
  • Có 33311 theo giá bán * thuế suất thuế GTGT: 1.500.000 VNĐ (15.000.000 x 10%)

* Đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng hàng hóa, sản phẩm nhằm mục đích cho, biếu, tặng các cán bộ công nhân viên và sử dụng quỹ khen thưởng, phúc lợi để trang trải:

• Nợ TK 353: Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá trị thanh toán)
• Có TK 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
• Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (33311)

Ngoài ra còn cần phải thực hiện ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị của sản phẩm, dịch vụ, NVL được sử dụng cho mục đích cho, biếu, tặng công nhân viên, người lao động.

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng hóa
• Có các TK 152, 153, 155, 156

Hạch toán bên nhận

Cách hạch toán hàng biếu tặng trong trường hợp bên nhân lấy hóa đơn:

• Nợ TK 156, 142, 642,… (Tổng giá trị + thuế GTGT do không được khấu trừ)
  • Có TK 711

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán hàng biếu tặng cho doanh nghiệp trong từng trường hợp cụ thể và ví dụ minh họa trực quan. Nếu doanh nghiệp bạn vẫn còn gặp khó khăn trong vấn đề này có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. Với đội ngũ kế toán giàu kinh nghiệm, có năng lực, chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp hạch toán đúng quy định.